はい、電話の方が良いですよね。メールは開いた時が知る時なので、タイムラグがあります。言いにくいことはついメールで済ましたくなりますが、緊急の連絡は電話してください。

逃げたい気持ちはわかりますが、やっぱり生の声で伝えなければいけません。

例えばABC商事さんにかけるとしましょう。先方が「はい、ABC商事でございます」と出ますよね。人事部直通電話の場合と代表電話の場合とありますが、いずれもひと言目は「お忙しいところ恐れ入ります」という表現が入るといいですね。

早口になると絶対噛みますから、ゆっくり。

その後、「私、〇〇大学３年の〇〇〇〇と申します。恐れ入りますが、人事部の〇〇様をお願いできませんでしょうか／お願いいたします／いらっしゃいませんでしょうか／いらっしゃいますでしょうか」と続けます。

さすがに名乗らない人はいないと思いますけど、例えば最初代表電話につながり、その後に人事に取り次いでくれる場合もあるんですよね。

その時、代表電話の時に名乗ったので、人事部につながった時に何も言わない人が時々います。自分の名前を２回伝える可能性があることを覚えておいてください。

そうなんです。あとは相槌を打たない人も意外と多いです。「少々お待ちください」と言われて何も返さない。「はい」でもよいし、「恐れ入ります」でもいいし、合いの手を入れてほしいなと思います。

良い質問ですね。それも想定しなければいけないですよね。もしかしたら人事の田中さん、いないかもしれないということをちょっと想像しておくと慌てないで済みます。

さあ、どうしましょう？ 佐々木さん、ちょっとやってみましょうか。

お上手です。自分からもう一度電話するというのはいいと思います。自分が用事があるのでかけたわけなので、自分からもう一度かけるべきですね。例えば、こう言われたらどうでしょう？

で、相手が切ってから切る。基本的には学生らしくて素直でいいと思います。ありがとうございます、と付け加えられると、なおいいですね。

「３時過ぎにもう一度お電話を差し上げたいと存じます」と言えると、先方が「こちらから…」などと言ってくれますが、やりとりがしつこい感じもしますので、佐々木さんの受け答えが、学生らしく清々しくて良いと思います。

「恐れ入ります」と「ありがとうございます」はたくさん使えるといいですよね。

はい、おっしゃる通りです。意外とこれも難しいのですが、「お電話いただきまして、ありがとうございました。先ほどは電話に出られず失礼いたしました」と言った後で、ちゃんと「留守電も拝聴いたしました」と告げた方がよいです。

「留守電聞きました」という学生が多いので、「拝聴」が使えるとしっかりしているなという印象です。

留守電を聞いたことを告げるのは、もう一度先方に同じ内容を繰り替えさせてしまう手間を省くためです。

留守電で、「またお電話いたします」と入っていたとしても、こちらから電話するべきでしょうね。早くやりとりしたいですからね。

企業も基本的にはたくさんの学生が受けるので、内定辞退も予測はしますよ。ただ、一番いけないことはズルズルと先延ばしにすること。辞退される企業にとっては確かに悪い知らせですが、早く聞ければ次の行動に移れます。

企業の方は慣れていますので、シンプルにお伝えすればいいと思います。やってみましょうか？

OKです。はい拍手！　ちょっと意地悪をしてしまいましたね。

よかったですよ。聞かれない限りは理由を言う必要はありません。今回は少し意地悪に聞いてみました。

理念はちょっと大きく出過ぎですが、もっといい言葉が出てくるようになると思います。

まず良かったのは、シンプルに辞退させていただきたいと言ったところです。ただ、その前に、一言「内定を頂きましてありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えると良かったですね。手間をかけて向き合ってくださった訳ですから。

その後になんとおっしゃいましたっけ？

いろんな言い方があると思うんですが、「他社からも内定を頂いており、熟考の上……」

十分迷ったという点が伝わるといいと思います。「熟考の上、そちらに行かせていただくことになりました。誠に申し訳ございません」。特に理由を聞かれなければそれで終わることが多いです。

企業も来年度の戦略を練るために辞退理由を聞くわけですが、具体的に言う必要はないんですよ。

じゃあ、うちは違うの？ってなってしまうので、「自分の適性を考え、熟考の上、他社に進むと言う結論に至りました」と自分側の理由にした方がいいです。

そうですね。そして申し訳なさを声で伝える。すごく申し訳なさそうでしたね。

言いにくいことほど、早く報告をするということですね。

完璧じゃなくてもいいんですよ。まず、使ってみないと上手にならない。ふだんから言葉づかいを意識するということですね。

まさにお勉強の場ですよね。大人の方とたくさん接するわけですから。私も秘書が出身ですが、最初は変な敬語をたくさん使って叱られていました。「召し上がられましたか」（※正しくは「召し上がりましたか」）なんていう二重敬語も使っていましたしね。

言葉って、使って恥をかいて覚えていくと思うので、大いに使ってください。