メール・郵便編 就活生らしいマナーは?

2020年04月10日

連絡手段はほとんどLINE。「メール・郵便…普段は使わないけど、就活では必須で困ったなあ・・・」と苦手意識がある人が多いのではないでしょうか?だけど大丈夫! マナー講師の美土路雅子さんが役立つ、チェックポイントを教えてくれました。
(聞き手:勝島杏奈 佐々木快 白賀エチエンヌ)

メールのギモン:タイトルに何を書けばいいの?

学生
佐々木

まず、メールですが、タイトルに何を書けばいいか悩むんですよ。大学名や名前、学年などを含めて見た目にわかりやすくするのか、メールの中身の概要がいいのか…

佐々木さんは実際に何度かやり取りをなさいましたか?

美土路さん

そうですね。僕はどちらかというと内容の要約をタイトルにしていました。

それが正しいです。一番良くないのは、例えば「ご連絡」というようなタイトル。タイトルを見てぱっと何のメールかわかるようにするのが良いと思います。

これはいいという例はありますか?

メールで会社説明会の日程の希望を伝えたい時は「会社説明会日程の希望」。これは10文字ですが、だいたい15文字以内で収めた方がいいと思うんですよ。

じゃないと「……」と表示されてしまいますもんね。

そうです。でも意外とタイトルって長くなってしまいますので、【】を使うと目立ちますよね。例えば「【ご添付】自己紹介書 田中 洋子」のような感じですね。

おー!

学生
勝島

私はいつも大学名と名前を書いてしまうんですけど。内容の要約とどちらがいいですか?

就活はいろいろなシチュエーションがあるので、一概には言えないですが、大勢の学生から一斉に送られてくる場合は、大学名と個人名が大事かもしれないです。

あと、メール本文の出だしの一文目も迷いどころで……。例えば「いつもお世話になっています」って書きますけど、「会ったこともないのにな…」って思ったり。

「初めまして」という表現を使ってもいいと思います。「初めまして。〇〇大学〇〇学部3年の〇〇〇〇と申します」という風に。フルネームがいいでしょうね。

何度かやりとりが始まったら、会ったことがなくても「大変お世話になっております」を使います。

そうなんですね!

ビジネスはどこかで繋がっているという意味では、「お世話になっております」と会ったことがない人にも言うという理由があります。

なるほど。メールの締め方は、どうやって終わればいいんですか?

良くない例としては、「以上」で終わってしまうこと。つい使ってしまいますが、きつい感じがするので「よろしくお願い申し上げます」で終わることが多いですね。

学生
白賀

署名もつけた方がいいですか?

はい、つけた方が良いです。就活用にきちんと「大学名・学部・学科・自分の住所・電話番号・メールアドレスなども入っている署名を作ることをお勧めします。

それから、本当にこういう例があったのですが、普段用のメールで絵文字が入っているもの。申し訳ございませんという内容の後に…

あ、あの土下座の絵文字🙇!

普段お使いなんでしょうね(笑) やはりビジネスでは苦々しく思われてしまいます。

最近は就活でLINEを使うこともあるんですが、絵文字やスタンプはダメですか?

やめた方がいいです。「向かっています」の走る絵文字🏃だとか、焦る絵文字😅とかもね。スタンプも皆さん使い慣れてますが、これもダメですね。

黒文字の「?」はどうですか?

エクスクラメーションマークとか。

一般的に、メールでは相手に疑問を投げかけるのは避けた方がいいです。「〇〇について教えてくださいますよう、お願いいたします」とする。

LINEはスピーディにやりとりするというメリットで使っているので、エクスクラメーションマークは使わない方が良いですよ。

そうなんですね。「大変勉強になりました!」みたいなのも…

若いエネルギッシュな感じを表現したいんですけど…

言葉づかいに厳しい企業でなければ、一つくらいはよいかもしれないと個人的には思いますが。

時と場合ってことですね。

でもやはり最初のうちはそういうものを使わないで、次に進んだ方がよいですね。

郵便のギモン:書類はクリアファイルに入れる YES or NO?

郵便についても聞かせてください。エントリーシートを郵便で出すことがあるんですけど、「御中」と「様」のどちらを宛名につければいいのですか?

「御中」は、人格ではない場合ですね。「送り先はこちらまで」と書いてあって、会社名や「〇〇会社人事部」で終わっている場合は、人ではないので「御中」です。「人事部田中まで」と書いてあったら、「様」です。

なるほど、わかりやすいです。

学生さんに多いのは「ABC商事人事部御中 田中様」と両方敬称をつけてしまうパターンです。

両方はいらないんですか?

両方書いたらダメです。最後が何で終わっているかに着目してください。表書きは正しく書くこと。2回は見直ししてください。

封筒の裏書きには、どういう情報を載せたらいいんですか。

受取手は必ず裏を返しますから、「この人からだ」とはっきりわかるようにしましょう。就活の場合は自分の住所、大学名学部名、氏名を書く人が多いかな。

【封筒書きのポイント】
▽宛先が会社や部署の場合は「御中」、担当者の場合は「様」。どちらか一方を使用
▽「応募書類在中」、「エントリーシート在中」などは表にはっきりとわかるように書く
▽裏には、住所・氏名の他に、大学・学部名も書く
▽裏の左上に投函日、持参の場合は訪問日を記入しておくと良い
▽封を閉じたところに「〆」や「封」の字を書いておく

郵便を送る際に、書類をクリアファイルに入れて封入する方がいいんでしょうか?

良い質問ですね。どちらの方がよろしいと思いますか?

僕はクリアファイルに入れた方がいいといいと思います。

その通りです。エントリーシートは自分の分身ですよね。自分の代わりに語ってもらうわけですから、大事な分身を折り曲げたくないですよね。

ですから、紙を小さく折らずにクリアファイルに入れて、そのままパッと見られるようにしていただきたいです。

企業の方からの印象はどうですか?

入っている方が、きちんとしているな、志望度が高いんだなという印象になると思いますよ。

たとえば、天気が悪くて滲んでしまうかもしれませんし、角が折れてしまうかもしれない。でも、クリアファイルに入れておけば中身の書類はたいてい大丈夫ですよね。

受け取った企業がクリアファイルの処分に困ったりしませんか?

しないです。シュッと取り出せるじゃないですか。

あと、履歴書在中という判子は表に押すべきですか?

どちらを多く見ますか?

表です。表に目立つように押した方がいいですか?

はい、そうです。

それって、手書きでも大丈夫ですか?

判子がなければ手書きで丁寧に書いてください。履歴書だなということをちゃんと認識してもらえるように、目立つようにするのが大事ですね。

ちなみに履歴書だけであれば「履歴書在中」、ESは「エントリーシート在中」、複数の書類を入れる場合は「応募書類在中」がよいでしょう。

面接での言葉づかいに迷ったら…
→面接編(上)「しっかりとした呼称をつかう」

エントリーシートの言葉づかいがわからない!
→就活エントリーシート編(上)「どこが間違い?」

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多くの方が苦手な就活の電話対応については、電話編を近日公開予定です。

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