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就活生向け メールの書き方講座(3)こんなときはどうする? シーン別対処法

2023年09月04日

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どうしても電話ではなくメールで内定辞退を伝えたい…。大事な確認をしたいのに、メールの返信がこない…。

このようなシーンでは、どのようなことに気をつけてメールを書けばいいのでしょうか。

よくあるケースで最低限、押さえておきたいポイントについて専門家に聞きました。

内定辞退を伝えたい…

学生
西條

内定辞退ってメールで伝えるのはありですか?

20年ぐらい前は電話が当たり前で、メールなんて非常識だという雰囲気もありましたが、今はメールでのやりとりも当たり前になっていますよね。

平野さん

ただ、何か言いづらいことを伝えるときは、電話のほうがいいのかなっていう気もしますよね。
やはりきちんと話して思いを伝えたほうがいいですよね。

でも、強引に引き止められたり、まくし立てられたりする恐れがあるような場合には、メールのほうがいい場合もあるでしょうね。

平野 友朗

日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表取締役。ビジネスメール教育の専門家として、ビジネスメールの書き方や送り方、効率化の方法などを指導。年間150回以上の研修やセミナーに登壇。

確かに、電話だとうまく答えを返せなかったときに困ってしまいそうです。

「第一志望って言っていたじゃないか、この嘘つき!」みたいなことを言われても困ってしまいますよね。それならばメールで無難にっていう考え方もあるかと思います。

学生
田嶋

その場合は、どういうことに注意をすればいいですか?

単純に辞退を伝えられればいいのか、相手にきちんと受け入れてもらいたいのか。

その「目的」によって書き方が変わってくると思います。

単純に内定辞退したいのであれば「大変申し訳ありませんが辞退させていただきます」という内容が伝わればいいわけです。

でも、自分を評価してくれた会社ですから、それにひと言足して「期待していただいたのにこのような結果になり非常に申し訳ありません」みたいなことを書いてもいいですよね。

なるほど。

あとは、人事の人が一緒に仕事がしたいと思うような人だったのなら「面接を通して私も成長できました」と書くとか。

あるいは「しっかり活躍していつか○○さんのような人になりたい」みたいなことを書くとまた印象が変わります。

このように、相手に伝えたい思いがどれだけあるかで、内容が違ってくるのではと思いますね。

返信がこない…

こちらから問い合わせをして、相手からの返信が遅い場合は、催促のメールを送ってもいいのでしょうか。

重要度がどのぐらいかによりますね。

たとえば、最終面接に関することだったら返事がなかったら不安だし、万が一のことを考えればやっぱり連絡をするべきですよね。

あとはその催促の仕方ですね。

「先日ご連絡いたしましたが、日程に変更はございませんか」とか「予定どおり何月何日何時に伺いますので、よろしくお願いします」といった書き方が理想です。

このときに「返信をいただけていないので困っています」とか、「返信がないので非常に不安で」などと書いてしまうと、責めている感じになるのでいけませんね。

自分の感情を入れないほうがいいんですね。

あと「ご返信がありませんでしたので」みたいに決めつけてしまうのも避けたほうがいいでしょう。自分が返信を見逃している可能性だってありますからね。

お返事をいただけていないようなので念のため確認です」とか、「返信が確認できませんでしたので、ご連絡いたしました」など、「念のため」というニュアンスを入れるとよいでしょう。

間違いに気付いた…

送ったメールの間違いに気が付いたときは、どうすればよいでしょうか?

変換ミスくらいだったら再送する必要はないですね。

でも、絶対に間違ってはいけない要素はあるので、そこを間違えた場合にはお詫びのメールを書いたほうがよいでしょう。

名前ですか?

そのとおりです。企業名や部署の名前を間違えた場合も、同様の対応をとったほうが無難です。

あともう1つ。数字で表されているものを間違えた場合も、速やかに訂正のメールを送るようにしましょう。
日付や金額、数量とかですね。

これらは、メールを送信する前に必ず確認するクセをつけておくようにしましょう。

「メールの書き方講座」次回は、就活におけるSNSの上手な使い方についてお伝えします。

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