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就活生向け メールの書き方講座(2)件名の「Re:」って消してもいいの?

2023年08月21日

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メールでのやりとりを繰り返すたびに増える件名の「Re:」。これって勝手に消しても平気? 時間を気にせず夜中に送っても大丈夫?

メールを書く上で知っておいたほうがよいマナーやルールについて専門家に聞きました。

件名の「Re:」 消してもいい?

学生
西條

やりとりを何度も繰り返していると、件名の「Re:」がどんどん増えていきますが、これって消してもいいんでしょうか。

最近のメールソフトは1個しか残らないようになっているものが多いのですが、もしそういう風になっているのであれば消してしまって大丈夫。

平野さん

「Re:」が増えすぎると件名も見えなくなってしまいますし。

学生
田嶋

なんとなく、残したほうがいいのかなって思っていました。

「Re:」が10個ついていたところで、自分はこの相手と10回やりとりしたってことを表しているだけですよね。

ただ、「Re:」がついていれば返信メールだと判断がつきますので、わたしは1個は残したほうがよいとは思っています。

平野 友朗

日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表取締役。ビジネスメール教育の専門家として、ビジネスメールの書き方や送り方、効率化の方法などを指導。年間150回以上の研修やセミナーに登壇。

相手のメールに返信すると、以前のメールの内容が下に記載されると思うんですが、これは残したほうがいいんですか?

残したほうがいいケースというのは、後でその文面を見る可能性があるときですよね。

たとえば、そのメールのやりとりを途中から別の誰かが引き継ぐ可能性がある場合には、残しておいたほうが、新しく入った人が過去のやりとりを見ることができるわけです。

でも、そういうケースってそんなにあるわけではないと思いますし、わたしは振り返る必要がない内容については、基本的には消していますね。

相手からのメールに返信したほうが良いケースと、新しい件名のメールを作って送ったほうがいいケースの使い分けのコツってありますか?

返信するときに要らないところを削っていけば、未解決のものだけが残っている状態になっていくので、それはそのまま続けていけばいいと思います。

ただ、過去のやりとりの延長線上にない、新たなタスクに関するやりとりを始めるなら、新しい件名をつけたメールを書いたほうがいいですね。

もし判断に困ったら、相手はどっちがうれしいか、楽だろうかということを考えてやってみればいいと思います。

なるほど、意識してみます。

夜中にメールを送るのはOK?

メールを送るのにNGな時間帯などはあるんでしょうか。

社会人の立場からすると、どの時間帯にメールが来てもそんなに気にならないんじゃないかと思います。

相手先の企業の就業時間を調べて、その間に送るような気遣いは必要ないですか?

全く必要ないです。

むしろ「そろそろ帰ろうかな」と思ったときにメールが来たら、こんなぎりぎりに送ってこないでほしい、って思うかもしれないし、そんなことを気にしていたらきりがありません。

ただ、LINEや携帯のショートメールなんかで直接、個人とやりとりをする場合には、ちょっとだけ気にしたほうがいいかもしれませんが。

いずれにせよ、送信時間を気にするよりは、宛名やあいさつなどをしっかり書くほうが、ずっと重要です。

自分側でやりとりを終えるべき?

やりとりを終えたいとき、最後は自分がメールを送信して終わるべきでしょうか?

ビジネスの場で自分より立場が上の人とやりとりをする場合には、最後は自分で終わらせたほうが無難ですね。

でもこちらが終わりのあいさつをして「いえ、こちらこそ」みたいに向こうからさらに返信が来たときは、もう返さなくていいと思います。

ただ、たくさんの相手に一斉送信されているお知らせメールの場合は、返信しなくていいです。

例えば、入社式のお知らせに対して、内定者全員から「分かりました!」って返信がきたら相手も大変です。

とはいえ、杓子定規に判断するのではなく、自分も含めて3人ぐらいに送信されているメールだったら返信したほうが丁寧だろうとか、状況に応じて柔軟に対応する感覚を持っておいてほしいと思います。

自分が「CC」に入っていた場合の対応

自分のアドレスが“CC”のところに記載してあるメールについてはどう対応すればいいのでしょうか?

メールの宛先“TO”と“CC”では意味が違います。

TOは「あなたに送っていますよ、読んで返事してください」というニュアンスがあります。

一方、CCは「念のために見ておいてください」ということなので、CCに入っている人は原則答えてはいけません。TOの人が混乱するからです。

CCの人が答えるのは、TOの人がお休みしているときなどに「代わりに私が対応します」という場合などです。

受信したメールで自分がTOに入っていて、他の人たちがCCに入っている場合、CCの方にも返信すべきでしょうか。

その情報を共有するためにCCに入っているはずなので、特に指定がないときは、全員に返信したほうがいいでしょう。

気をつけたいと思います。

記号や絵文字は使ってOK?

最後に、ハテナマークやビックリマークや絵文字は、やはり避けたほうがいいですか?

そうですね、使わないほうがいいと思います。

いくら、その相手との距離が近かったとしても、他の人にメールを転送される可能性もありますので。

就活のメールは、常に第三者に見られるかもしれないという前提で書くよう、心がけましょう。

「メールの書き方講座」次回は、就活におけるシーン別のメールの書き方についてお伝えします。

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