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就活生向け メールの書き方講座(4)SNSでうまくやりとりするコツは?

2023年09月08日

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少しフレンドリーな印象の企業からSNSにメッセージが…。

こんなとき、どこまでくだけた文章で返信していいか、迷いますよね。

企業とのやりとりでSNSを上手に使いこなすコツや注意点について、専門家に聞きました。

SNSとメールの使い分けは?

学生
田嶋

企業とのやりとりでメールとSNSのどちらも使える場合は、どうやって使い分けたらいいでしょうか。

遅刻の連絡や面接の時間調整など、早く相手に用件を伝えたい場合はSNSのほうが使い勝手がいいんじゃないかと思います。

平野さん

一方、オフィシャルな形で相手にきちんと内容を伝えたい場合はメールですよね。

あともう一つ、相手がどちらの手段を望んでいるのかが大事です。

「採用の流れを全部SNSで管理しています」という会社だったら、SNSを使うほうが相手にとっても便利でしょう。逆に主な連絡手段がメールならば、メールで返信したほうが無難だと思います。

雰囲気を見て使い分けて、判断に迷う場合は相手に聞くようにしましょう。

文面は相手に合わせて

SNSでやりとりをする場合、文面で注意すべきことはありますか。

基本的には、硬めの雰囲気で送るというのを心がけるといいと思います。

平野 友朗

日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表取締役。ビジネスメール教育の専門家として、ビジネスメールの書き方や送り方、効率化の方法などを指導。年間150回以上の研修やセミナーに登壇。

学生
西條

メールと同じような文面を心がけたほうがいいですか?

メールの書き方については「メールの書き方講座(1)押さえておくべきポイントは?」をご覧ください。

そうですね。署名などもあったほうが無難だと思います。初めての連絡だったらなおさらですね。

ただ、学生と気軽にやりとりをするカジュアルな雰囲気を売りにしている会社もありますので、できるなら相手の会社の風土に合わせた形で送るのがよいと思います。

あまりにギャップがありすぎると「この人はちょっとうちの社風に合わないな」という印象を与えてしまうことがあるかもしれないので。

なので、正しさというよりは、相手が求めているコミュニケーションがどういうものかを意識することが大切です。

なるほど。

判断がつかないときは、硬めの雰囲気で送って、相手の反応を見てみるのがいいと思います。

スタンプなどを送るのはどうなのでしょう。

それも、言葉づかいと同様に最初は避けた上で、少しずつ様子を見ていくのがいいですね。

コミュニケーションがとれてきたら「○○さんはずっとスタンプで会話されていますが、私もそのぐらい軽く返したほうがいいですか?」と聞いてみればいいと思います。

時間帯についてはどうですか?

メールとは異なり、こちらからまず送るなら、もちろん常識的な時間帯がいいと思います。

夜中にメールを送るのはOK? 詳しくは「メールの書き方講座(2)件名の「Re:」って消してもいいの?」をご覧ください。

ただ、もし相手が夜中に送ってきたなら、その返事をするのはかまわないでしょう。

この場合は、ムリにその場で返事をしないといけないわけではなくて、翌日の朝に返してもOKです。

送信取り消しはひと言添えて

一度送ったメッセージを取り消したい場合は、どうすればいいですか?

取り消したあと、何もないと、相手は「何だろう」と気になりますよね。

間違って送ってしまったのなら「間違って送信してしまい失礼しました」とひと言添えた上で取り消すようにしましょう。

あと、こちらから投げかけていた質問が解決したような場合には「先ほどの質問の件ですが、こちらで解決できました。失礼しました。」と送れば、相手に気を遣わせなくて済みますよね。

残しても差し支えのないようなメッセージであれば、送信取り消しをせずに残したまま謝ってもいいと思います。

なるほど。

“既読スルー”に注意

やっぱりメッセージはすぐ返信したほうがいいんですか。

やっぱり “即レス”は喜ばれますよね。

相手にとってみれば、早めに対応してもらえれば1つ仕事が早く片付くわけですから無理のない程度で、早めに返事をしたほうがいいと思います。

授業中にメッセージを受信して既読にしたあと、そのまま返信を忘れてしまったような場合はどうすればいいでしょうか…。

いわゆる“既読無視”も数時間程度だったら問題ないと思いますが、何日もほったらかしではさすがに印象がよくないと思います。

気が付いた段階でなるべく早く「授業中にメッセージを受信したので、終わったあと返信しようと思っていたのですが、失念してしまいました。大変申し訳ありませんでした。」などと素直に謝るようにしましょう。

授業中は難しいかもしれませんが、既読にした段階で「今スケジュールが分からないので、確認できしだいご連絡します」などと、ひと言送ることができるといいですね。

分かりました。ありがとうございました。

撮影:堀 祐理 編集:脇本 彩香

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